Flotthaus

Datenschutzerklärung

Stand: 18.10.2026

1. Verantwortlicher

Xelamit UG (haftungsbeschränkt)
Pastor-Dahlmann-Straße 25a
46244 Bottrop
E-Mail: [email protected]

2. Für wen wir verantwortlich sind und für wen nicht

Diese Erklärung gilt für die App Flotthaus und für unsere Website flotthaus.de. Flotthaus wird von Firmen genutzt (z. B. Hausmeisterdiensten), die darin ihre Objekte, Aufträge, Prüfungen, Fotos und Kontakte verwalten und dazu Mitarbeiter, Hausverwaltungen, Eigentümer oder Mieter einladen.

  • Inhalte, die eine Firma in Flotthaus erfasst (z. B. Aufträge, Fotos, Berichte, Kontaktdaten von Mietern oder Ansprechpartnern, Konten von eingeladenen Personen): Verantwortlich ist die jeweilige Firma. Wir verarbeiten diese Daten nur in ihrem Auftrag nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Fragen und Anträge dazu richten Sie bitte an diese Firma.
  • Registrierung, Vertrag und Abrechnung mit unseren Kunden sowie der technische Betrieb: Hierfür sind wir selbst verantwortlich. Dafür gilt diese Erklärung.

3. Welche Daten wir verarbeiten und wozu

  • Konto: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort (nur als verschlüsselter Hashwert), ggf. Passkey (nur der öffentliche Schlüssel), um das Konto bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
  • Firma und Abrechnung: Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, Tarif und Rechnungen zur Vertragsdurchführung (lit. b) und wegen handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (lit. c).
  • Anmeldung und Sicherheit: Anmeldezeitpunkte, IP-Adresse, Browser bzw. Gerät der aktiven Sitzungen sowie ein Protokoll wichtiger Änderungen, um Konten zu schützen und Missbrauch aufzuklären (lit. f, berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).
  • Technische Fehlerberichte: Bei Programmfehlern werden technische Angaben (z. B. Fehlermeldung, Seite, Browser) an unseren Fehlerdienst übermittelt, um Fehler zu beheben (lit. f).
  • Einwilligungen: Zustimmung zu AGB/Datenschutzerklärung, die Bestätigung, als Unternehmer zu handeln, und ggf. Einwilligung in Informations-Mails mit Zeitpunkt, zum Nachweis (lit. c, lit. f). Informations-Mails versenden wir nur mit Einwilligung (lit. a), die Sie im Profil jederzeit widerrufen können.
  • Standort: Nur wenn ein Mitarbeiter den Winterdienst-Nachweis aktiv startet, wird bis zum Beenden der Standort aufgezeichnet, um die Leistung nachzuweisen. Der Browser fragt dafür vorher um Erlaubnis.
  • Website flotthaus.de: Beim Aufruf verarbeitet unser Server technisch notwendige Angaben (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser), um die Seite auszuliefern und vor Missbrauch zu schützen (lit. f). Die Website setzt keine Cookies.
  • Demo-Anfrage: Wenn Sie über die Website eine Vorführung anfragen, senden wir Ihre Angaben (Firma, Anzahl der Objekte, E-Mail, ggf. Telefon und Nachricht) per E-Mail an uns, um die Anfrage zu beantworten (lit. b, vorvertragliche Maßnahme). Wir löschen sie, wenn kein Vertrag zustande kommt, spätestens nach 12 Monaten.
  • Reichweitenmessung: Auf der Website und in der App zählen wir Seitenaufrufe und einzelne Schritte (z. B. Registrierung abgeschlossen) mit Umami. Umami läuft auf unserem eigenen Server, setzt keine Cookies und speichert keine IP-Adressen. Wir sehen nur zusammengefasste Zahlen, keine einzelnen Personen. Zweck ist, Website und App zu verbessern (lit. f).
  • Benachrichtigungen: Wenn Sie Push-Benachrichtigungen erlauben, speichern wir die Empfangsadresse Ihres Geräts. Die Zustellung läuft über den Dienst Ihres Browser-Herstellers (z. B. Google, Apple, Mozilla).

4. Hosting und Speicherort

Flotthaus, die Website und alle gespeicherten Daten (auch Fotos und Dokumente) liegen auf eigenen Servern der Alexander Kott Consulting in Deutschland, die das Hosting für uns übernimmt. Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt (TLS). Alle Verbindungen laufen über das Netzwerk von Cloudflare, das sie vor Angriffen schützt und an unsere Server weiterleitet (siehe Abschnitt 5).

5. Dienstleister

Wir setzen folgende Dienstleister ein, jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung:

  • Cloudflare, Inc. (USA, Rechenzentren auch in der EU): Weiterleitung und Schutz aller Verbindungen zu App und Website. Cloudflare verarbeitet dabei Ihre IP-Adresse und die übertragenen Daten, Inhalte nur während der Übertragung. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
  • Mailjet SAS (Frankreich): Versand von E-Mails (z. B. Einladungen, Passwort-Links, Berichte) und Empfang weitergeleiteter Auftrags-Mails.
  • Stripe (Irland/USA): Zahlungsabwicklung bei kostenpflichtigen Tarifen. Zahlungsdaten gibt der Kunde direkt bei Stripe ein; wir sehen sie nicht.
  • Sentry (Functional Software, Inc.): Fehlerüberwachung, Datenhaltung im EU-Rechenzentrum Frankfurt.
  • OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.): nur wenn KI-Funktionen genutzt werden (z. B. Vorlage aus Dokument, Auftrag aus E-Mail). Dann wird der jeweilige Inhalt (z. B. das Dokument oder die E-Mail) zur Auswertung übermittelt. OpenAI verwendet Inhalte aus der API nicht zum Training seiner Modelle.
  • Google und Microsoft: nur wenn Sie sich mit diesen Konten anmelden oder ein Postfach verbinden. Dann erhalten wir von dort Name und E-Mail-Adresse bzw. die freigegebenen Daten.
  • OpenStreetMap und Open-Meteo: unser Server fragt dort Koordinaten zu Objektadressen und das Wetter am Objekt ab. Dabei wird nur die Adresse bzw. Position des Objekts übermittelt, keine Daten über Sie. Kartenansichten laden Kartenbilder von OpenStreetMap; dabei erhält OpenStreetMap Ihre IP-Adresse.

Soweit Daten in Länder außerhalb der EU (insbesondere die USA) gelangen, geschieht dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) oder der EU-Standardvertragsklauseln.

6. Cookies und Speicherung im Browser

Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies, vor allem für die Anmeldung (Sitzung). Ihre Cookie-Auswahl und einzelne Einstellungen (z. B. Ansicht) werden lokal in Ihrem Browser gespeichert (§ 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Reichweitenmessung mit Umami kommt ohne Cookies aus. Werbe- oder Tracking-Dienste von Drittanbietern setzen wir nicht ein.

7. Wie lange wir Daten speichern

  • Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos bzw. der Firma.
  • Anmeldesitzungen: höchstens 30 Tage nach der letzten Nutzung.
  • Änderungsprotokoll: standardmäßig 90 Tage.
  • Rechnungen und Buchungsbelege: gesetzliche Aufbewahrungsfrist (bis zu 10 Jahre).

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Schreiben Sie uns dazu an [email protected].

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de).

9. Pflicht zur Angabe

Name und E-Mail-Adresse sind für ein Konto erforderlich; ohne sie ist die Nutzung nicht möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Flotthaus oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.